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[고득점멘토 7기 리유] 교수님께 컨택 메일 쓰는 법(feat. 대부분이 연락할 때 자주 하는 실수)
리유 | 2022.05.27 | 조회 181

안녕하세요, 리유입니다.

학부 유학생이나 석사 유학생과 달리, 지도 교수의 연구나 프로젝트를 같이 하게 되는 박사 과정생의 경우 컨택 메일은 중요하다고 할 수 있습니다. 오늘은 어떻게 potential advisor에게 메일을 보내는지, 메일 답장을 받게 된다면 follow up은 어떻게 하는지, 그리고 마지막으로 대부분의 PhD applicant들이 potential advisor에게 메일을 보낼 때 하는 실수들을 다뤄보려 합니다. 제 경험 여러분의 유학 준비에 도움이 되셨으면 좋겠습니다. 읽다가 궁금한 점이 생기시면 댓글 달아주세요. 소소한 거라도 제가 아는 선에서 최대한 답변드리겠습니다.


컨택 메일, 필수인가요?


전공들 중에 advisor와의 research fit이 중요한 과가 있습니다. 이러한 과의 박사 지망생은 컨택 메일을 보내고, 사전에 미팅을 가지거나 연락을 주고받는 게 지원서 합격/불합격에 정말 중요한 영향을 미치게 됩니다. 이런 과가 아닌 분들에게는 필수는 아니고 권장 사항입니다.다만 컨택 메일을 보내려면 준비해야 하는 것들이 있고, 이것들을 준비하다 보면 자동적으로 어떤 방식으로 이 학교의 SOP를 작성할지, 혹은 어떤 연구 주제로 공부를 하고 싶은 건지 감이 옵니다. 더하여, 교수님이 그 해 학생을 뽑을 예정인지 알 수도 있고, 공식 지원 외에 개인적으로 연락을 드리는 거니 좀 더 어필이 될 수 있습니다. 학교 원서비는 학교마다 다양하지만 보통 $90에서 $140까지 다양합니다. 은근 돈이 많이 드는 게 학교 지원인데, 만약 내가 컨택을 한 교수님이 올해 학생을 뽑지 않을 것이라고 알려주시면 금액을 좀 절약할 수 있겠죠. 여러 모로 장점이 많으니 박사 과정 준비하시는 분들은 정말 연구를 같이 하고 싶은 분들에게 보내보는 것을 추천드립니다.


컨택 메일, 언제쯤 보내야 하나요?


컨택 메일을 보낼 때 언제 보내야 하는지 걱정하는 분들이 많습니다. 제 경험으로는 지원서 제출 이전도 괜찮고, 지원서 제출 이후도 괜찮습니다. 지원서 제출 이전에 컨택하는 분들은 일찍 컨택을 하게 되는 거니 그러한 면에서 우위를 선점할 수 있고, 이후에 컨택을 하는 분들은 지원서까지 제출 했으니 '정말 이 학생이 우리 학교에 오고 싶구나'라고 확신을 주는 지원자가 될 수 있겠죠. 가장 중요한 건 준비된 태도입니다. CV를 첨부하지 않아 본인에 대한 정보를 알 수 없거나, 완벽하지 않은 CV, 또는 교수님에 대한 충분한 조사가 이뤄지지 않고 대충 모든 교수님에게 일괄적으로 보낸 컨택 메일은 마이너스 요소가 될 수도 있습니다. Personal하고 specific한 메일을 보내시기 바랍니다.


P.S 여름에는 교수님들이 방학을 가거나 연구를 하지 않을 수 있습니다. 또한, 여름 사이에 Funding situation이 바뀔 수도 있으니 너무 일찍보다는 지원 데드라인 1~3달 전부터 연락해 보시는 걸 추천드립니다.


어떤 걸 준비해야 하나요?

비해야 하는 것들은 다음과 같습니다:


1. 해당 교수님의 정보(최근 연구 논문들, Grant Funding 상황 검색해보기, 연구실의 사람들 조사, 교수님의 research interest 등)

2. 내 CV(CV에 research interest를 적으실 때, 해당 교수님의 research fit과 맞도록 조금 고치는 것도 좋은 방법입니다)

3. (필수는 아니고 권장) 내 논문 초록 혹은 writing sample-내가 과거에 했던 연구나 연구 경력을 어필할 수 있는 방법입니다.


컨택 메일에 제가 사용한 템플릿은 다음과 같습니다.



여기에서 배리에이션을 줘서 다른 문장을 첨부하거나 빼도 됩니다. 그리고 빈칸을 교수님과 본인의 personal하고 specific한 이야기로 채우세요. 최근 논문인 A를 인상 깊게 봤다거나, 이와 관련해서 특정 실험/연구 스킬은 B, C가 있다. 교수님의 현재 연구와 관련해서 제 research fit인 D가 잘 맞는다고 느꼈다 등등, 정말 이 학생이 내 연구에 관심이 있고 박사 과정을 같이 하고 싶구나 라는 느낌을 받을 수 있도록 작성하시기 바랍니다.


저는 메일 제목은 다양하게 시도를 해 봤는데, 예시로는 1. [Inquiry about research and Ph.D. application_as a prospective student] XXX , 2. Questions for PhD student vacancy 혹은 3. Questions and interests in PhD program 등이 있습니다. 가급적이면 메일에 본인 이름을 넣는 게 수많은 컨택 메일 사이에서 구별될 수 있는 좋은 방법입니다.


컨택 이후에 할 수 있는 것들


컨택 이후에 답장이 오지 않는 경우, 교수님에게 리마인드하는 메일을 보낼 수 있습니다. 메일이 너무 많이 와서 컨택 메일을 보지 못한 교수님이 있을 수도 있고, 당시에는 답장을 보내지 않았더라도 한 번 더 어필을 하는 게 긍정적으로 비춰져서 답장을 주는 교수님도 계실 수 있으니까요. 절대 강압적으로 메일을 보내지 마시고, Y월 NN일에 메일을 드렸던 A인데, Unfortunately 답장을 받지 못했다. 혹시 메일을 보지 못하셨을 수 있어서 reminder를 보낸다는 식으로 보내시면 좋을 것 같습니다.


컨택 시 하지 말아야 하는 것


1. 미팅해달라고 직접적으로 말하지 마세요.
저는 메일을 끝낼 때 'I'd be interested to hear more about the recent work in your lab, and I'd be happy to answer any questions or to talk if more information would be helpful.' 으로 끝냈습니다. 직접적으로 미팅을 요청하지 않고 끝낸 것은 여러 이유가 있습니다. 첫 번째로, 미팅을 했는데 교수가 'Unfortunately, 우리는 현재 학생을 뽑고 있지 않고 있어.'라고 한다면 시간을 낭비하는 일일 수 있습니다. 2. 두 번째 이유가 더 중요한데, 교수님에게 그러한 요청을 할 권리를 주는 게 더 나은 방법입니다. 어떤 이야기냐면, 실제로 컨택 메일을 받았을 때 교수님이 학생이 마음에 들었다면 미팅을 요청할 수 있겠죠. 또는 그들의 이메일 답장을 통해 미팅을 요청해도 될지 말지 더 확실하게 알 수 있겠죠. 만약에 질문 있으면 더 해도 된다는 답장을 받았다면, 질문들을 이메일로 보내도 되고, 혹은 질문들이 있는데 전화나 줌 미팅이 가능하냐고 여쭤볼 수 있겠죠. 이를 통해 이메일을 주고받으면서 관계를 공고히 하는 것도 좋은 방법입니다.


2. 답장에 실망하지 마세요.


이야기에 들어가기 이전에, 제가 받은 답장 몇 개를 공유해 드립니다. 저는 컨택 메일을 20개 정도 보냈고, 답장은 25% 정도 수준으로 온 것 같습니다.


결론적으로 저는 답장을 받지 못한 두 분께 합격을 받았고, 컨택을 하지 않았던 교수님 한 분께 합격을 받아 세 학교 중 한 곳으로 진학을 결정했습니다. 가장 위의 메일을 보내주신 교수님과는 미팅까지 진행했고, 긍정적인 반응이라는 느낌까지 받았는데 불합격했습니다. 나중에 알게 된 일인데, 교수님들은 정말 많은 숫자의 메일을 매일매일 받으시고, 심지어 꼼꼼한 성격이 아니라면 메일 확인도 잘 못하신다고 하더라구요. 컨택 메일이 답장이 오지 않아도, 부정적인 답장이 와도, 긍정적인 답장이 와도 너무 실망하거나 희망을 가지지 않으셨으면 좋겠습니다. 어쨌든 이건 pre-game이고, 본게임은 Application이니까요. 메일 답장을 하지 않은 교수님이 지원서를 보고 좋은 인상을 받아서 합격시키거나, 메일을 드리지 않은 교수님의 눈에 들어 합격하거나, 여러 번 메일을 주고 받았던 교수님이 펀딩이 불발되거나 다른 매력적인 지원자가 나타나서 등 모종의 이유로 지원자를 불합격시키는 일은 비일비재합니다. 부디 어떤 일에도 흔들리지 마시고, 본게임에 집중하시기 바랍니다.


오늘은 컨택 메일 보내는 법에 대한 글을 써보았습니다. 6월로 달이 넘어가면서 연구실 및 대학원 조사에 집중하는 지원자 분들이 많아질 텐데, 모두 조사 잘 하셔서 본인의 research fit과 가장 잘 맞는 연구실 찾으시기 바랍니다. 혹시 도움이 될까 하여 아래 제가 대학원 및 연구실 찾는 법에 대한 글을 작성한 링크를 첨부해드립니다.

https://www.gohackers.com/?c=prepare/prepare_info/go_gradu&type=url&uid=108386

저는 요즘 비자 인터뷰까지 마치고, 출국 준비를 하면서 바쁘게 지내고 있습니다. 유학을 준비하는 여러분도 작년의 저처럼 최선을 다해서 유학 준비하시고, 좋은 결과가 있길 바라겠습니다. 여러분께 도움이 되는 글이 되었으면 좋겠습니다.

이상, 리유였습니다.

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